Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Während ein PDF nur eine digitale Abbildung einer Papierrechnung darstellt und oft manuell bearbeitet werden muss, bietet die E-Rechnung eine strukturierte Datenübermittlung, die ohne manuelle Eingriffe direkt in die Buchhaltungssoftware integriert werden kann. Dieser Unterschied ist entscheidend, da er einen effizienten, schnellen und fehlerfreien Prozess der Rechnungsverarbeitung ermöglicht, im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die keine automatisierte Verarbeitung zulassen.

Das Finanzamt stellt darüber hinaus ein paar Regeln auf, um sicherzustellen, dass alles mit rechten Dingen zugeht: Eure E-Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit garantieren. Aber keine Panik, das klingt komplizierter als es ist: Mit den richtigen Tools an eurer Seite ist das ein Klacks!

Eine ordentliche Archivierung ist das A und O. So stellt ihr sicher, dass ihr alle Rechnungen sicher speichert und bei Bedarf blitzschnell wiederfindet. Das ist nicht nur praktisch, sondern spart auch eine Menge Zeit und Nerven, wenn das Finanzamt mal genauer hinsehen möchte.

Bis Ende 2025 dürft ihr weiterhin Papierrechnungen ausstellen oder elektronische Rechnungen senden, auch wenn sie nicht dem neuen Standard entsprechen. Allerdings braucht ihr dafür das Einverständnis des Empfängers. Für kleinere Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 EUR gibt es eine Schonfrist bis Ende 2026, um ihnen mehr Zeit zur Anpassung zu geben. Bis Ende 2027 könnt ihr noch elektronische Rechnungen in anderen Formaten ausstellen, solange diese elektronisch übermittelt werden, aber auch hier ist die Zustimmung des Empfängers notwendig.

Ab 2028 müssen dann alle die neuen Regeln für E-Rechnungen einhalten. Wichtig: Alle Unternehmen müssen schon ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu speichern – hierfür ist keine Zustimmung des Empfängers nötig, es sei denn, die Rechnung entspricht nicht den neuen Anforderungen. Bei Rechnungen an Privatpersonen muss weiterhin deren Zustimmung eingeholt werden.

Lange Rede, kurzer Sinn: Wenn eure Agenturprozesse aktuell noch nicht voll digitalisiert sind, wird es langsam Zeit! helloHQ macht die Einführung von E-Rechnungen für eure Agentur kinderleicht. Als All-in-One Agentursoftware integriert helloHQ E-Rechnungen nahtlos in eure Arbeitsabläufe. Das bedeutet: Weniger Kopfzerbrechen über komplexe gesetzliche Anforderungen. helloHQ macht euren Finanzprozess smarter, damit ihr euch wieder auf eure Kernaufgaben fokussieren könnt.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist mehr als eine lästige gesetzliche Anforderung: Sie ist eine Chance für deine Agentur, euere Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Buchhaltungskosten zu senken. Indem du die Umstellung proaktiv angehst, kannst du sicherstellen, dass dein Team bereit ist, diese Vorteile voll auszuschöpfen, bevor die Änderung verpflichtend wird.