Die helloHQ-Checkliste zum Jahreswechsel
Der Jahresendspurt hat begonnen! Damit du mit helloHQ erfolgreich in das neue Jahr starten kannst, haben wir für dich wie jedes Jahr eine helloHQ-Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In sechs Schritten ist dein helloHQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start in das neue Jahr steht nichts mehr im Wege.
So machst du dein helloHQ in 6 Schritten fit für 2025
1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen
In vielen Übersichten in helloHQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings.
Am besten stellst du diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählst einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.
2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen
Du hast ein wiederkehrendes Intervall wie bspw. jährlich (und nicht kontinuierlich) für deine Nummernkreise der Belege definiert und willst, dass der Nummernkreis im neuen Jahr wieder mit der eins beginnt?
Eine Änderung ist nur notwendig, wenn du bisher eine abweichende Startnummer definiert hast, weil du bspw. mitten im Jahr neu gestartet bist und zum Start eine höhere Startnummer eingetragen hast, um an den alten Nummernkreis anzuknüpfen.
Gehe dafür einfach in das Modul Admin / Dokumenteneinstellungen / Tab Unternehmen.
Bearbeite den aktuellen Nummernkreis und setze die Startnummer auf 1 zurück.
Die Startnummer wird verwendet, wenn für das aktuelle Intervall (also bspw. Jahr) noch kein Dokument erzeugt wurde.
Solltest du das Nummernkreis-Schema komplett ändern wollen, musst du den Nummernkreis neu anlegen, die bisherige Dokumentvorlage kopieren und den neuen Nummernkreis zuordnen, bevor du dann die alte Dokumentvorlage archivierst.
3. Jahresurlaub setzen
Über die Funktion "Jahresurlaub setzen" kannst du für dein Team die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr übertragen. Die Funktion dazu findest du in dem Modul Benutzer/Verwaltung.
4. Arbeitszeitkonten abschließen
Falls du helloHQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denke daran, die Arbeitszeitkonten deines Teams für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findest du hier). Dadurch werden die Arbeitszeitkonten "eingefroren" und der Status Quo gesichert.
5. Vertragliche Arbeitszeiten anpassen
Falls Mitarbeitende zum neuen Jahr ihre Arbeitszeiten ändern, z.B. weniger Stunden oder an anderen Tagen arbeiten, musst du diese in helloHQ entsprechend anpassen. Dadurch stellst du sicher, dass verfügbare Kapazitäten auch weiterhin richtig kalkuliert werden können. Vergiss nicht, den vorherigen Monat abzuschließen, bevor du die Zeiten anpasst. Die Funktion dazu findest du in dem Modul Benutzer/Verwaltung.
6. Interne Kostensätze überprüfen
Oft ist der Jahreswechsel ein beliebter Zeitpunkt für Beförderungen. Mit einem höheren Gehalt ändert sich natürlich auch der interne Kostensatz. Passt diese an, bevor im neuen Jahr Reportings erstellt werden – so erhaltet ihr auch 2025 korrekte Auswertungen. Die Funktion dazu findest du in dem Modul Benutzer/Verwaltung.
Achtung: Eine nachträgliche Änderung der internen Kostensätze ist nicht möglich.
Mit dieser helloHQ-Checkliste bist du bestens für den Jahreswechsel vorbereitet. Indem du die genannten Schritte durchgehst, stellst du sicher, dass dein System optimal auf das neue Geschäftsjahr abgestimmt ist. So kannst du entspannt ins Jahr 2025 starten – effizient, organisiert und bereit für neue Erfolge!