E-Rechnungen in helloHQ senden und empfangen
Im Jahr 2025 kommen Agenturen nicht mehr an dem Thema E-Rechnungen vorbei. Auch wenn die Richtlinie auf den ersten Blick komplex erscheint – mit deiner Agentursoftware helloHQ bist du für den Empfang und Versand von E-Rechnungen bestens vorbereitet. Lies mehr dazu, was die E-Rechnungspflicht für deine Agentur bedeutet und wie du mit wenigen Klicks in helloHQ E-Rechnungen empfangen und versenden kannst.
Mit helloHQ bequem E-Rechnungen senden und empfangen
Was muss ich über die E-Rechnungspflicht wissen?
Die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen wird ab 2025 schrittweise eingeführt. Im Kern müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Wichtig zu verstehen ist, dass es sich bei E-Rechnungen nicht lediglich, wie oft vermutet, um eine reine PDF-Rechnungen handelt.
Was ist eine E-Rechnung?
Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung ein standardisiertes, maschinenlesbares Dokument, welches mit bloßem Auge für die wenigsten von uns lesbar wäre. Zudem wird zum Erstellen und Auslesen von E-Rechnungen eine gesonderte Software benötigt. Wieso der ganze Aufwand, fragst du dich? Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheint, E-Rechnungen bringen die Chance mit sich, den Belegprozess digitaler und schlanker zu gestalten.
Wie kann ich E-Rechnungen in helloHQ hochladen und einlesen lassen?
Mit dem Release St. Georg am 09.12.2024 kannst du in der Agentursoftware helloHQ mit wenigen Klicks empfangene E-Rechnungen hochladen und einlesen lassen. Wähle dafür im Bereich „Eingangsrechnungen“ einfach das Format „E-Rechnung“ aus und lade die E-Rechnungen im Upload-Fenster hoch. Du kannst E-Rechnungen in den gängigsten Formaten „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ hochladen.
Anschließend werden dir die ausgelesenen Rechnungsinformationen wie gewohnt in der Eingangsrechnung angezeigt. Sollte der Versender der Rechnung nicht gefunden werden, kannst du auswählen, ob ein neuer Lieferant in helloHQ angelegt werden soll.
E-Rechnungsformate
XRechnung
E-Rechnungsformate
ZUGFeRD
Wie kann ich E-Rechnungen in helloHQ versenden?
In helloHQ kannst du mit dem Update St. Georg ab dem 09.12.2024 einfach und schnell E-Rechnungen erstellen und versenden.
1. Leitweg-Id hinterlegen:
1.1. Im Finanzprozess 2.0: Wenn du E-Rechnungen an deine Kunden versenden möchtest, hinterlegst du das Format XRechnung bei der Einstellung E-Rechnung. Diese Einstellung aktiviert den elektronischen Versand. Wenn du von deinem Kunden eine Leitweg-ID erhalten hast, kannst du diese in einem zweiten Feld eintragen. Solltest du keine Leitweg-Id erhalten haben, so kannst du dieses Feld nun leer lassen. In diesem Fall wird in die E-Rechnung eine 0 in das Feld eingetragen.
1.2. Im Finanzprozess 1.9: Belege im Finanzprozess 1.9 werden weiterhin immer als XRechnung versendet, sobald eine Leitweg-Id eingetragen ist.
2. Beleg versenden:
2.1. Direkt aus dem helloHQ versenden: Egal ob einzeln oder über den Rechnungslauf (Pro-Plan-Feature), die XRechnung wird nun automatisch mitgesendet.
2.2. Manuell herunterladen: Klickt auf die Schaltfläche Herunterladen im Beleg oder aus der Beleg-Übersicht heraus. Wähle aus, ob du den Beleg als PDF, mit oder ohne Hintergrund oder im XRechnungs-Format herunterladen möchtest.
Jetzt dein Wissen in unserem Webinar vertiefen
Du möchtest dein Wissen zur E-Rechnungspflicht vertiefen und einen Einblick in die Umsetzung innerhalb von helloHQ erhalten? Kein Problem! Wir haben ein Webinar zu den neuen E-Rechnungsfunktionen in helloHQ veranstaltet. Sieh dir die Aufzeichnung an und lade dir den Foliensatz zum Webinar kostenlos herunter, um mehr über die E-Rechnungspflicht zu erfahren.
