Vertraut und trotzdem neu! Auf den ersten Blick sieht in helloHQ alles wie gewohnt aus – also was erwartet euch in diesem Release? Passend zum Frühjahrsputz haben wir auch in helloHQ ein bisschen aufgeräumt und dabei viele kleine Neuerungen für euch entwickelt. Die Optimierung einiger Features ermöglicht euch jetzt eine noch bessere Usability und einen idealen Workflow. Aber seht selbst!

Angelehnt an die Updates in den Modulen zur Ressourcenplanung und -steuerung, ist das aktuelle Release nach dem ehemaligen Arbeiterviertel Barmbek benannt. Doch der Stadtteil ist keineswegs nur ein langweiliges Arbeiterquartier, sondern entwickelt sich schon seit Jahren zu einem angesagten und beliebten Szeneviertel. Auch helloHQ hört nicht auf sich weiterzuentwickeln, um noch cooler und praktischer zu werden.

Für den Überblick über Ressourcen eurer Projekte ist es sinnvoll die vorhandene Kapazität des Projektteams im Blick zu behalten, was nun durch eine neue Funktion in helloHQ möglich wird.

Bisher wurde zwar angezeigt, wie viel Kapazität eure Mitarbeitenden haben und wie viele Tage davon bereits gearbeitet wurden, aber nicht wie viele freie Tage aktuell noch vorhanden sind. Die neue Funktion kommt den Mathemuffeln unter euch entgegen und berechnet automatisch im Handumdrehen, wie viele Tage freie Kapazität ihr noch habt – nice, wieder Zeit gespart! Die Info zur verbleibenden Kapazität könnt ihr in eurer Pivot-Tabelle in Controlling / Ressourcen ganz einfach einblenden. Auch in der Grafik unterhalb der Tabelle, könnt ihr neben der Gesamtkapazität und den Tagen, die bereits gearbeitet wurden, erkennen wie viele freie Tage ihr noch zur Verfügung habt. Und liegt ihr noch im Zeitplan?

Da wir im Barmbek Release einen besonderen Fokus auf das Thema Ressourcenplanung gelegt haben, gibt es direkt noch ein weiteres Update in diesem Bereich. Folgende neue Funktionen erwarten euch im Dashboard-Modul Teamaufgaben, sowie in den Aufgabendetails (in meine Aufgaben):

Ressourcen können direkt im Aufgaben-Modul zugewiesen werden

Der Aufgabenname kann im Aufgaben-Modul geändert werden

Die Deadline kann im Aufgaben-Modul geändert werden

Was genau das für euch bedeutet? Stellt euch vor eine Person aus eurem Team ist krank und ihr möchtet die Aufgaben spontan einem anderen Teammitglied zuteilen. Kein Problem – ihr könnt die entsprechende Zuweisung ganz einfach direkt in den Aufgabendetails anpassen. Projektaufgaben lassen sich jetzt also noch einfacher und schneller managen, da ihr nicht mehr für jede Änderung ins Projekt gehen müsst.

Great News für unsere helloHQ-Nutzer aus Österreich und der Schweiz!

Ihr habt jetzt die Möglichkeit in den System Settings das Heimatland eures Unternehmens anzugeben. Welchen Vorteil ihr daraus zieht? Ganz einfach – wenn ihr ein neues Unternehmen in helloHQ anlegt, wird nicht mehr automatisch Deutschland als Unternehmenssitz ausgewählt, sondern das von euch standardisierte Land. Ihr müsst also nicht jedesmal die Voreinstellung ändern und spart euch so wertvolle Zeit. Falls ihr doch mal ein Unternehmen anlegen solltet, das in einem anderen Land beheimatet ist, könnt ihr das natürlich weiterhin problemlos manuell umstellen.

Um Einstellungen in euren System Settings zu verändern, wendet euch einfach an unser Support-Team.

Praktisches Update für diejenigen unter euch, die helloHQ mit einem weiteren Tool kombinieren und diese über unsere API miteinander verknüpfen. Stellt euch vor, ihr schließt eine Aufgabe eures Projekts ab und wollt nun den Projektstatus aktualisieren – cool, wieder ein Punkt weniger auf eurer To-Do-Liste! Noch cooler wäre es natürlich, wenn es ausreichen würde den Projektstatus in nur einem eurer Tools zu ändern, während er sich in helloHQ zeitlich automatisch aktualisiert. Das wird jetzt durch unser neues API-Update möglich. Ihr spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Verwirrung und Missverständnisse im Team.

Durch den SMTP-Server habt ihr die Möglichkeit eure E-Mails über helloHQ zu versenden. Eure Vorteile daraus sind ein kompakter und übersichtlicher Kundenkontakt und eine automatische E-Mail-Ablage. Aber woher wisst ihr, dass eure SMTP-Einstellungen korrekt sind und eure E-Mails so rausgeschickt werden, wie ihr es euch vorstellt? Das könnt ihr jetzt ganz einfach durch den Test Button kontrollieren. Unter den Admin-Einstellungen findet ihr die Beleg-Standardwerte. Wenn ihr diese öffnet und den Reiter E-Mail anklickt, seht ihr auf der rechten Seite einen Kasten mit der Überschrift SMTP-Server, in dem ihr die Einstellungen tätigen könnt. Oben rechts in dem Kasten findet ihr jetzt den Test-Button in Form eines Briefumschlags, der euch beim Anklicken verrät, ob eure Einstellungen funktionieren.

Ihr nutzt für eure Kundennummern das gleiche Format wie für die Debitorennummer? Perfekt, denn ab jetzt müsst ihr diese nicht mehr doppelt anlegen. Ihr könnt jetzt ganz einfach mit nur einem Klick eure Debitorennummer mit eurer Kundennummer gleichsetzen.

Wie aktiviert ihr die Funktion? Ganz einfach: Unter den Admin-Einstellungen findet ihr die Beleg-Standardwerte. In diesem könnt ihr oben den Reiter Datev auswählen, in dem ihr unter den allgemeinen Informationen einen Button findet, der mit Kundennummer ist Debitorennummer beschriftet ist. Wenn ihr diesen Button aktiviert sind die beiden Nummern identisch und ihr müsst sie nicht mehr doppelt eintragen. Gebt ihr also eure Kundennummer an, wird diese automatisch auch als Debitorennummer verwendet. Das Feld der Debitorennummer fällt dann weg. Dadurch vermeidet ihr, die beiden Nummern zu verwechseln – wie praktisch!

Um Microsoft Exchange für die Zusammenarbeit in helloHQ nutzen zu können, war es bisher erforderlich den Nutzernamen und das Passwort der User zu hinterlegen. Jetzt gibt es aber eine sicherere Variante, bei der eure Daten noch besser geschützt sind. Die OAuth erlaubt eine sichere API-Autorisierung, durch die ihr Anwendungen und dritten Personen Zugriff auf eure Microsoft-Exchange-Daten gewährt, sodass diese auch von anderen bearbeitet werden können. Ihr könnt also weiterhin praktisch zusammen an euren Projekten arbeiten, aber viel sicherer. Über die OAuth erhaltet ihr einen Token, über welchen eine Synchronisierung mit Microsoft Exchange stattfindet. Bis Oktober 2022 müsst ihr auf die OAuth umsteigen, da das Nutzen von Microsoft Exchange sonst nicht mehr möglich ist.

Schaut euch das Video in unserem Helpcenter an, in dem die Umstellung auf die OAuth in Microsoft Exchange erklärt wird. Ihr habt trotzdem noch offene Fragen? Keine Sorge, unser Support-Team unterstützt euch gerne bei der Einrichtung.

Ihr habt einen neuen Kunden, Lieferanten oder Interessenten? Cool! Jetzt nur noch schnell den Kontakt in helloHQ eintragen, damit alle Beteiligten auf die Daten zugreifen können. Wenn ihr ein neues Unternehmen anlegen wollt, öffnet sich ein Fenster, in dem die Angaben zum Unternehmen gemacht werden – aber das kennt ihr ja alles bereits. Was ihr noch nicht kennt, sind die Neuerungen, die wir an diesem Modul vorgenommen haben. Die Felder, in die die Unternehmensdaten eingetragen werden, wurden neu angeordnet, wodurch das Company Creation Modul nicht nur schöner, sondern auch viel strukturierter aussieht. Doch es wird noch besser: Die Felder erscheinen nicht nur in einer neuen Reihenfolge, sondern es wurden auch ganz neue hinzugefügt. So könnt ihr neuerdings alle wichtigen Informationen, wie zum Beispiel Bankinformationen, direkt mit angeben und müsst diese nicht nachträglich in den Unternehmensdetails ergänzen. Auch eure individuell definierten Datenfelder werden angezeigt und das Unternehmenslogo kann hochgeladen werden. Probiert es doch gleich mal aus!

Wir hoffen, ihr freut euch über das Update und wünschen euch viel Spaß mit helloHQ 2.0 Barmbek! Wie immer findet ihr in unserem Helpcenter eine Kurzübersicht aller Neuerungen.