helloHQ wird auch von schweizer Unternehmen gerne genutzt, was nun sogar ganz kompromisslos möglich wird! Wie immer können sich bei diesem Release natürlich alle unsere User über tolle Updates freuen, aber vor allem für unsere Kund*innen aus der Schweiz wurden diesmal einige Änderungen vorgenommen, um die reibungslose Nutzung von helloHQ auch unterhalb des Bodensees zu ermöglichen. Seid gespannt!

Die Harburger Berge sind zwar nicht ganz mit den schönen Schweizer Alpen zu vergleichen, aber bieten den Hamburger Stadtbewohnern trotzdem eine schöne Möglichkeit dem Stadtleben mal kurz zu entfliehen und eine Wanderung in der Natur zu machen und sind daher namensgebend für dieses Release. Die höchste natürliche Erhebung Hamburgs ist der Hasselbrack und befindet sich in den Harburger Bergen. Mit geschlossenen Augen und einer großen Vorstellungskraft, gelingt es einem vielleicht sogar sich von dort aus in die Schweizer Alpen zu denken.

Die neue schweizer Gesetzesänderung ging natürlich nicht einfach an uns vorbei und wird selbstverständlich auch in helloHQ berücksichtigt, um die Rechnungserstellung für unsere User aus der schönen Schweiz weiterhin zu ermöglichen. Ab dem 30. September dieses Jahres ist es für Unternehmen mit Sitz in der Schweiz verpflichtend, QR-Rechnungen zu erstellen. Dadurch werden relevante Zahlungsdaten, wie die Bankverbindung, verschlüsselt und erst durch Scannen des Codes einsehbar.

helloHQ erstellt die QR-Rechnungen automatisch, sobald ihr die Voreinstellung einmal getroffen habt. Dazu müsst ihr in den Beleg-Standardwerten für euer eigenes Unternehmen eine schweizer IBAN hinterlegt haben. Anschließend ruft ihr eure Dokumentvorlagen auf, wo ihr die Belegsprache zu Deutsch (Schweiz) ändert. Falls ihr keinen Zugriff auf die Einstellungen habt, könnt ihr diese auch ganz einfach von unserem Support aktivieren lassen.

Der Code wird anschließend automatisch an sämtliche Rechnungen angehangen, die ihr zukünftig erstellt. Wenn ihr nun eure Rechnungen aus helloHQ verschickt, müsst ihr euch keine Gedanken um die Sicherheit eurer Bankdaten machen und erfüllt ganz einfach die neue Vorschrift.

Auch wenn helloHQ in Deutschland entwickelt wird, freuen wir uns über alle Kund*innen außerhalb unseres Heimatlandes und wollen den Standards und Anforderungen eures Unternehmenssitzes gerecht werden. Also schweizer User aufgepasst: Die Preisangaben auf sämtlichen Belegen, wie Angeboten oder Rechnungen werden nun auf das Schweizer System umgestellt. Das in Deutschland übliche Dezimalkomma wird ab sofort durch einen Dezimalpunkt ersetzt und ein Komma, anstelle eines Punktes, als Tausendertrennung verwendet.

Damit ihr das neue Update nutzen könnt, müsst ihr einfach nur die Systemsprache auf Schweiz einstellen. Um auch in euren Belegen das richtige Format zu haben, muss wie im vorherigen Abschnitt erklärt, auch die Belegsprache angepasst werden.

Erstellt doch direkt mal einen neuen Beleg und schaut euch die Änderungen an!

Doch das war noch nicht alles bezüglich der Preisangaben: Mit dem neuen Update findet auch die 5-Rappen-Rundung in helloHQ Anwendung, wie sie in der Schweiz üblich ist. Auch diese Funktion wird ganz einfach über die Belegsprache gesteuert. Wenn ihr nun ein Angebot oder eine Rechnung erstellt, wird die Summe kaufmännisch auf fünf Rappen auf- oder abgerundet, wodurch übersichtlichere und rundere Preise zustande kommen. Vorerst wird nur die Gesamtsumme gerundet, aber mit dem Umbau unseres Finanzprozesses arbeiten wir daran, dass dies schon bald auch für die Einzelpreise gilt. Noch ein klein wenig Geduld, denn der optimale Überblick über eure Finanzen lässt nicht mehr lange auf sich warten.

Solltet ihr Hilfe beim Aktivieren der neuen Funktionen benötigen, wendet euch einfach an unser Support-Team.

Wie ihr sicherlich wisst, gibt es bei der Rechnungserstellung die Möglichkeit einen Leistungsnachweis anzufügen, der eure erbrachten Leistungen und den zeitlichen Aufwand genau dokumentiert. Diese Funktion ist sehr sinnvoll, um euren Kund*innen detailliert und transparent darzulegen, wie die zu zahlende Summe auf der Rechnung zustande kommt und um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Dazu geht ihr in eure Projektreportings, wählt die zu berücksichtigen Tasks aus und könnt den Leistungsnachweis anschließend exportieren. Mit nur einem Klick könnt ihr den Leistungsnachweis an eure Rechnung anhängen.

Aber was genau an dieser Funktion ist jetzt neu? Bisher wurde auf dem Leistungsnachweis neben dem Datum, der Leistungsbeschreibung und der zeitlichen Dauer auch der Username von der Person angezeigt, die die jeweilige Leistung erbracht hat. Aus datenschutzrechtlichen Gründen gibt es nun die Möglichkeit, den Leistungsnachweis ohne die Angabe des Benutzernamens zu erstellen. Bevor ihr das Dokument exportiert und anfügt, könnt ihr an entsprechender Stelle ein Häkchen setzen und somit wählen, ob die Usernamen angezeigt werden sollen oder nicht. Cool, aber das ist noch nicht alles! Der von euch exportierte Leistungsnachweis erscheint ab jetzt in neuen Farben für eine bessere Lesbarkeit. Lasst euch überraschen, wie das PDF nun aussieht.

Ihr habt einen neuen Auftrag an Land gezogen? Dann nur noch das neue Projekt anlegen und los geht’s! Auch diese Funktion wurde jetzt in der helloHQ 2.0 Technologie umgesetzt und erscheint in neuem Design.

Wenn ihr ein neues Projekt anlegt, öffnet sich nun ein überschaubares Popup-Fenster, statt einer ganzen Seite. Nachdem ihr eine Projektvorlage ausgewählt habt, könnt ihr den entsprechenden Projektstatus auswählen, alle Daten eintragen und anschließend den Teammitgliedern ihre Projektrollen zuweisen. Das Anlegen neuer Projekte geht jetzt viel übersichtlicher, einfacher und schneller von Statten, sodass ihr sofort in Kontakt mit euren Kund*innen treten und motiviert mit dem Bearbeiten des Projekts beginnen könnt.

Viel Spaß mit den neuesten helloHQ Updates. In unserem Helpcenter findet ihr, wie gewohnt, eine Kurzübersicht der Neuerungen.