Tada – unser erstes Release im neuen Jahr ist da und eins können wir schon mal versprechen: Es wird noch viel passieren! 2022 steht ganz im Fokus des neuen Finanzprozesses und unser Team arbeitet bereits intensiv an vielen neuen Funktionen und einem richtig nicen User-Interface.

Der Finanzprozess wird komplett überarbeitet, und kann daher nur im Ganzen released werden. Ihr müsst euch also noch ein bisschen gedulden. Damit die Zeit bis dahin etwas schneller vergeht, haben wir ein Release-Paket mit vielen kleinen Überraschungen für euch.

Passend zum aktuellen Release besteht auch der Hamburger Stadtteil Veddel aus mehreren Elbinseln: Veddel, Peute und Wilhelmsburg. Auch wenn diese durchs Wasser getrennt sind, gehören sie zusammen und stehen so sinnbildlich für die vielen kleinen Neuerungen.

Obwohl die Beleg-Standardwerte mit dem Finanzprozess verknüpft sind, kriegen sie schon jetzt ein Upgrade. In dem entsprechenden Modul im Admin-Bereich könnt ihr Einstellungen zu euren Belegen vornehmen und Vorlagen konfigurieren.

Ab sofort dürft ihr euch über die Beleg-Standardwerte in der neuen helloHQ 2.0 Technologie freuen. Es wartet nicht nur ein nutzerfreundliches Design auf euch, sondern auch zwei ganz neue Funktionen:

Bisher musste hierfür eine Supportanfrage gestellt werden, den Aufwand könnt ihr euch in Zukunft sparen! Ab jetzt könnt ihr System-Settings zu Belegen im Admin-Modul selbstständig steuern. Falls ihr Fragen zu den Einstellungen habt, ist unser Support aber natürlich auch weiterhin gerne für euch da.

In helloHQ könnt ihr eure Belege per Email versenden. Die Einstellungen dazu könnt ihr nun direkt in den Beleg-Standardwerten steuern. Hier lässt sich unter Anderem der SMTP-Server pflegen, welcher zuvor nur über die Admin-Einstellungen angepasst werden konnte. Außerdem könnt ihr Texte für den Rechnungslauf mit unserem neuen Editor einfach anpassen und nach euren Wünschen designen.

Doch das ist noch nicht alles – in Zukunft könnt ihr für jedes Unternehmen ganz unabhängig voneinander Einstellungen und Emails in den Beleg-Standardwerten konfigurieren. Wofür das gut aus? Gucken wir uns ein Fallbeispiel an: Stellt euch vor ihr habt eine große Agentur, welche in vier Firmen aufgeteilt ist. Ihr nutzt mit allen Firmen helloHQ. Trotzdem wollt ihr mit jeder Firma individuell auftreten, habt unterschiedliche Corporate Identities und andere Anforderungen an Belege. Das ist in Zukunft kein Problem mehr. Da die Unternehmen nun unabhängig voneinander konfiguriert werden können, ist helloHQ bereit für euer Wachstum!

Bleiben wir beim Thema Tabellen. Wir haben uns euer Feedback zu Herzen genommen und in allen helloHQ 2.0 Tabellen die Spalten “Erstellt am” und “Bearbeitet am” hinzugefügt. Da diese Informationen nicht immer benötigt werden, sind die Spalten standardmäßig ausgeblendet. Ihr könnt sie euch aber mit einem Klick über die Ansicht-Funktion ganz einfach einblenden lassen. Diese Ansicht kann selbstverständlich gespeichert werden, sodass ihr sie jederzeit ganz einfach abrufen könnt.

Ab sofort könnt ihr mit einem einfachen Klick entscheiden, ob ihr an eure XRechnung ein PDF anhängen wollt oder nicht. Der Hintergrund: Manche Tools erlauben keine XRechnungen mit PDF. Damit ihr dadurch keinen zusätzlichen Aufwand mehr habt, lassen sich eure in helloHQ geschriebenen Rechnungen nun ganz einfach auf die Anforderungen des Empfängers anpassen.

Wenn ihr über den Plus-Button (+) eine neue Aufgabe anlegt, öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem ihr neben den Aufgabendetails auch die Soll-Stunden angeben könnt. Bisher musstet ihr die Verteilung der Stunden auf eure Teammitglieder in einem weiteren Schritt manuell in den Aufgaben-Details vernehmen. Doch das gehört der Vergangenheit an: Ab jetzt werden die eingetragenen Soll-Stunden automatisch auf alle besetzten Teammitglieder verteilt. Das bedeutet ihr spart Zeit und erhaltet trotzdem einen korrekten Forecast eurer verfügbaren Team-Kapazitäten.

Nicht alle im Team sollen gleich viel an der Aufgabe arbeiten? Kein Problem – ihr könnt die Zeiten im Rahmen einer detaillierten Ressourcenplanung natürlich nochmal umverteilen.

Zu guter Letzt gibt es noch eine Änderung in den System Setting “Forbid Reportings after X day of end of month”. Dieses Setting sorgt dafür, dass euer Team nur für eine bestimmte Anzahl an Tagen (X) im aktuellen Monat auf den vorherigen Monat reporten kann.

Beispiel: Es ist Februar und die Einstellung ist auf X=5 gesetzt. Ihr könnt also nur bis zum 05.02. rückgängig für den Januar reporten.

Dies ist unter anderem wichtig, wenn ihr zu einem bestimmten Zeitpunkt monatliche Abrechnungen an eure Kund*innen schicken wollt und anschließend keine Stunden mehr nachträglich auf die entsprechenden Projekte gebucht werden sollen.

In helloHQ 2.0 bedeutete ein Setting von 0 bisher, dass X=1 ist. Somit konnte der erste Tag im Monat nicht gesperrt werden. In Zukunft ist ein Setting von 0 auch X=0. Das macht es euch also möglich, Reportings auf vergangene Monate vollständig zu sperren. Denkt daran euer Team zu informieren, falls ihr diese Einstellung bisher verwendet habt und vielleicht doch das ein oder andere Mal erst ein Tag später reportet wurde.

Wir hoffen, ihr freut euch über das Update und wünschen euch viel Spaß mit dem helloHQ 2.0 Veddel! Wie immer findet ihr in unserem Helpcenter eine Kurzübersicht aller Neuerungen.